Organizzazione della posta: regole, cartelle e categorie

Scopri come organizzare al meglio la tua posta elettronica seguendo regole, creando cartelle e utilizzando categorie per una maggiore efficienza.

Scopo della guida

Questa guida è destinata a tutti gli utenti con indirizzo @edu.ti.ch che utilizzano Outlook Web. Spiega come organizzare la propria casella di posta utilizzando cartelle, regole e categorie, per una gestione più efficiente delle e-mail.

Cosa ti serve

Accesso a https://outlook.office.com/
Casella e-mail @edu.ti.ch attiva

Creazione di cartelle

Le cartelle permettono di archiviare e organizzare i messaggi manualmente o automaticamente:

Nella barra laterale sinistra, clicca con il tasto destro su Posta in arrivo
Seleziona Crea nuova sottocartella
Assegna un nome alla cartella e premi Invio

Creazione di regole

Suggerimento

💡 Se desideri inoltrare dei messaggi verso un altra casella, vai alla sezione Deviazione dei messaggi: qui troverai due metodi per impostare la deviazione.

Le regole consentono di automatizzare il comportamento della posta in arrivo:

Clic sull’icona dell'ingranaggio (impostazioni: ⚙)
Vai su Posta → Regole
Clicca su Aggiungi nuova regola
Dai un nome alla regola, imposta le condizioni (es. mittente) e l’azione (es. sposta in una cartella)
Premere Salva

Esempi di regole

📂 Spostamento automatico in una cartella

A cosa serve: mantiene ordinata la posta in arrivo e separa le comunicazioni informative o secondarie

Entra nelle impostazioni delle regole come indicato prima
Imposta il nome, la condizione e l'azione:
1. Nome: Spostamento Newsletter
2. Condizione: se l’oggetto include parole come newsletter o iscrizione
3. Azione: sposta il messaggio nella cartella Newsletter

📌 Evidenziare i messaggi di un mittente specifico

A cosa serve: aiuta a dare subito visibilità ai messaggi urgenti e riduce il rischio di dimenticarli

Entra nelle impostazioni delle regole come indicato prima
Imposta il nome, la condizione e l'azione:
1. Nome: Messaggi importanti
2. Condizione: se il messaggio arriva da funzionario.dirigente@edu.ti.ch
3. Azione: Assegna priorità alta, aggiungi un'altra azione e categorizza come importante

Deviazione dei messaggi

Esistono 2 modi per deviare i messaggi verso un'altra casella, può essere utile per condividere automaticamente informazioni con colleghi, caselle di team o per smistare posta tecnica

📤 Opzione Inoltro

Questa è l'opzione più semplice, è comunque meno personalizzabile

Clic sull’icona dell'ingranaggio (impostazioni: ⚙)
Vai su Posta → Inoltro
Attiva l'opzione Abilita l'inoltro
Scrivi l'indirizzo email di destinazione
Scegli se mantenere una copia del messaggio nella propria casella
Premere Salva

⚙️ Regola

Questa è l'opzione più completa, richiede di impostare alcuni parametri in più

Entra nelle impostazioni delle regole come indicato nella sezione Creazione di regole
Imposta i valori della regola
- Scrivi il Nome che vuoi dare alla regola
- Imposta la Condizione:
  - Applica a tutti i messaggi oppure
  - Da un mittente specifico
- Scegli quale Azione eseguire:
  - Inoltra a per mantenere una copia nella casella
  - Reindirizza a per mandare direttamente il messaggio senza mantenere una copia

Nota

È possibile aggiungere più Condizioni, più Azioni ed eventuali eccezioni alla regola